Opérations
Des plans qui passent de l’écran au système.
Aurélien
Le détaillant
Un détaillant de prêt-à-porter casual de 10 magasins, trois planificateurs, quatre mille cinq cents SKU.
Notre détaillant exploite 10 magasins en France dans le segment prêt-à-porter casual et athleisure. L’équipe est légère : une équipe achats de 2 personnes plus un responsable des opérations d’1 personne, avec environ 4 500 SKU en saison.
La stack est standard pour le secteur — Fastmag comme système de référence, Shopify pour l’e-commerce, et Excel comme support de planification pour tout ce qui est stratégique. Cela fonctionne. Jusqu’au jour où ce n’est plus le cas.
« Nous avons fait de très beaux plans dans Excel. Puis quelqu’un a dû les traduire manuellement dans Fastmag, ligne par ligne. »
— Responsable des opérations
Contexte
Des plans construits dans Excel, exécutés à la main dans Fastmag.
2024. Le rythme de planification de ce détaillant de prêt-à-porter casual fonctionnait ainsi : chaque trimestre, l’équipe achats élaborait un plan d’achat dans Excel. Chaque lundi, l’équipe opérations élaborait un plan de réassort dans Excel. Toutes les six semaines, l’équipe achats élaborait un plan de démarque dans Excel.
Chaque plan était revu, validé et approuvé. Puis quelqu’un — généralement le responsable des opérations — passait une demi-journée par plan à le saisir dans Fastmag, ligne par ligne. Trois plans, trois ressaisies, des dizaines de fautes de frappe. À chaque cycle.
Le plan et le système vivaient dans deux mondes parallèles. Excel pour réfléchir. Fastmag pour exécuter. Reliés par une personne et un clavier.
La problématique
L'écart entre le plan et le système, c'était une personne qui retapait.
Les plans dans Excel étaient riches, bien structurés, bien débattus. Les plans dans Fastmag étaient les mêmes plans, retapés manuellement, avec des conséquences prévisibles : fautes de frappe, lignes oubliées, dérive de version. La version qui faisait foi dépendait de la personne à qui vous posiez la question.
Le responsable des opérations passait une demi-journée par cycle sur la traduction. Pire : lorsqu'un plan changeait en cours d'exécution — les fournisseurs prenaient du retard, la demande évoluait — Excel était mis à jour, mais Fastmag souvent ne l'était pas. Les deux divergeaient en silence.
Trois problèmes qui se cumulaient :
Des plans construits dans Excel mais exécutés en les retapant dans Fastmag.
Une demi-journée du responsable des opérations par plan, par cycle.
Les mises à jour d'Excel se propageaient rarement vers Fastmag, créant une divergence silencieuse.
L'équipe élaborait d'excellents plans. Le système ne les reflétait jamais vraiment.
La solution
Des plans élaborés dans Solya, exécutés dans Fastmag, sans retaper.
Les applications de planification de Solya remplaçaient les Excels. Les acheteurs construisaient le plan d'achat, les opérations construisaient le plan de réassort, l'équipe construisait le plan de démarque — le tout directement dans Solya, avec des brouillons générés par l'IA comme point de départ et un affinage humain par-dessus.
Lorsque le plan était approuvé, il était envoyé automatiquement à Fastmag. Aucune saisie מחדש. Aucune faute de frappe. Aucune divergence silencieuse. Lorsque le plan changeait en cours d'exécution, Fastmag se mettait à jour avec lui.
Des brouillons IA alimentés par les métriques, les signaux et les règles métier — plus jamais un Excel vide.
Un affinage humain dans la boucle, avec chaque modification journalisée et justifiée.
Une synchronisation bidirectionnelle entre Solya et Fastmag, continue et silencieuse.
Le plan et le système ne faisaient plus qu'un artefact continu.
Comment nous l’avons fait
Dans la boucle.
Les applications de planification connectées reposent sur les couches Application et Orchestration, avec Solya comme surface de planification et Fastmag comme système de référence. Voici comment le système fonctionne, de bout en bout.
01 — Générer le plan brouillon.
Pour chaque type de plan, Solya génère un brouillon recommandé par l’IA basé sur les métriques, les signaux et les règles métier. Ce brouillon est un point de départ, pas une contrainte.
02 — Affiner avec les équipes.
Les acheteurs, les équipes ops et merchandising affinent le plan dans l’interface de Solya. Chaque modification est tracée, avec la justification lorsqu’elle est fournie.
03 — Valider et approuver.
Le plan passe par les étapes de validation de l’équipe — revue par les pairs, approbation du manager. L’approbation déclenche automatiquement l’étape suivante.
04 — Pousser vers Fastmag.
À l’approbation, Solya pousse automatiquement le plan vers Fastmag. Chaque ligne, chaque quantité, chaque paramètre est synchronisé. Pas de ressaisie.
05 — Synchroniser les changements dans les deux sens.
Lorsque le plan est modifié en cours d’exécution, Solya pousse la mise à jour vers Fastmag. Lorsque l’exécution dans Fastmag diverge (par ex., livraison partielle du fournisseur), Solya la répercute en retour. Synchronisation bidirectionnelle, continue.
Le plan a cessé d’être un artefact. Il est devenu un état vivant.
Les impacts
Des plans alignés sur ce qui se passe réellement.
Après la mise en production des plans connectés, le responsable des opérations a récupéré une demi-journée par cycle, les plans correspondaient à l’état du système, et les écarts silencieux ont disparu.
3 plans — En direct, affinés, exécutés dans Solya.
Excel → Système — Les plans passent de l’écran à l’action.
0 ressaisie — Heures par cycle.
Continu — Synchronisation entre le plan et le système.
"Le plan et le système sont désormais une seule et même chose. C’était autrefois un fantasme."
— Responsable des opérations
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