Achats
Open-to-buy, piloté en temps réel.
Aurélien
L’enseigne
Une enseigne sport de 16 magasins, trois acheteurs, sept mille SKU.
Notre enseigne opère 16 magasins partout en France dans le segment sport multi-marques spécialisé — running, fitness, textile technique. L’équipe achat est structurée : une équipe d’achat de 3 personnes, plus un allocateur dédié, pilotant environ 7 000 SKU en saison.
La stack est standard pour le secteur — Ginkoia comme cœur du retail management, Shopify pour l’e-commerce, et Excel comme tissu conjonctif entre tout le reste. Cela fonctionne. Jusqu’au jour où non.
« Nous connaissions notre budget. Nous ne voyions simplement pas son évolution. »
— Responsable achats
Contexte
Trois acheteurs, un budget, un Excel en qui personne n’avait confiance.
AH 2024. L’enseigne fonctionnait avec son plus gros budget saisonnier à date, avec de nouveaux accords fournisseurs signés sur le running et le fitness. L’équipe achat s’était engagée tôt sur les catégories à fort volume, en gardant de la place pour des achats opportunistes de fin de saison.
Mais à mi-saison, personne ne pouvait dire où en était réellement l’open-to-buy. L’Excel partagé affichait 280 k€ de budget restant ; les commandes fournisseurs affichaient 340 k€ déjà engagés. Trois réunions plus tard, l’équipe a compris qu’elle avait déjà dépassé l’enveloppe — de 6 semaines.
L’équipe avait un budget. Elle ne pouvait simplement pas le gérer collectivement.
La problématique
L'open-to-buy vivait dans un tableur mis à jour une fois par semaine.
Chaque vendredi, la responsable merchandising extrayait les factures de Ginkoia, les confirmations fournisseurs par e-mail et les PO en attente depuis le drive partagé. Elle reconstruisait le tableau de suivi OTB manuellement, ligne par ligne.
Dès lundi, le fichier était déjà obsolète. Trois acheteurs s'engageaient en parallèle auprès de nouveaux fournisseurs sans voir les décisions des autres. La responsable merchandising devenait le goulot d'étranglement — et la seule personne qui connaissait le chiffre réel.
Les symptômes étaient prévisibles :
Tableau de suivi OTB reconstruit chaque semaine, jamais en temps réel, jamais fiable.
Trois acheteurs qui s'engagent en parallèle sans visibilité partagée.
Budget réel dépassé de 4 à 6 semaines avant que quiconque ne s'en rende compte.
L'équipe avait un budget. Elle ne pouvait tout simplement pas le gérer collectivement.
La solution
Un OTB en temps réel, partagé par chaque acheteur de l'équipe.
Solya se connectait à Ginkoia, aux flux fournisseurs et au système de PO de l'équipe. Chaque montant engagé, chaque livraison confirmée, chaque commande en attente remontait en temps réel dans un tableau de bord partagé.
Les acheteurs voyaient leur budget disponible en temps réel, par catégorie et par mois. Quand l'un d'eux engageait 40 k€ chez un fournisseur en cours, les autres voyaient la mise à jour de l'OTB avant le prochain café. Plus de reconstruction hebdomadaire, plus de mauvaises surprises de fin de mois.
Position en temps réel calculée toutes les cinq minutes, sur toutes les sources de dépenses.
Vues individuelles + équipe — chaque acheteur voit son périmètre et la vue d'ensemble.
Alertes budget à 90 % de la capacité de la catégorie, avant que les dépassements n'arrivent.
La responsable merchandising ne faisait plus le goulot d'étranglement. Elle redevenait stratège.
Comment nous l’avons fait
Dans la boucle.
Le live OTB fonctionne sur la Application Layer, dans une boucle continue entre les systèmes, les acheteurs et la responsable merchandising.
01 — Connecter chaque source de dépenses.
Solya a ingéré les factures de Ginkoia, les bons de commande confirmés par les fournisseurs et les engagements en attente depuis le drive partagé de l'équipe. Cinq jours du contrat à la donnée live.
02 — Structurer par catégorie et par mois.
Chaque dépense a été taguée par catégorie, fournisseur et mois cible. L’OTB devenait interrogeable sur n’importe quel axe, instantanément.
03 — Calculer la position live.
Solya calculait le budget ouvert par catégorie et par mois, toutes les cinq minutes. Le chiffre était toujours à jour.
04 — Rendre visible à chaque acheteur.
Chaque acheteur voyait une vue personnelle de son budget disponible, ainsi que la vision à l’échelle de l’équipe. Les nouveaux engagements étaient visibles par tous, dès leur création.
05 — Alerter avant le dépassement.
Lorsqu’une catégorie atteignait 90 % de son budget alloué, Solya l’alertait auprès de l’acheteur et de la responsable merchandising. Fini les surprises de fin de mois.
L’OTB n’était plus une bataille hebdomadaire. Il est devenu une conversation en temps réel.
Les impacts
Un budget que l’équipe pilote ensemble, en temps réel.
Après deux saisons sur la boucle OTB de Solya, l’équipe achats travaillait sur une vérité partagée — et la responsable merchandising retrouvait son rôle stratégique.
Temps réel — Visibilité OTB sur l’ensemble de l’équipe achats.
0 — Réunions hebdomadaires de rapprochement.
+8% — Efficacité budgétaire sur les achats opportunistes de fin de saison.
1 source — De vérité partagée par 3 acheteurs et 1 responsable merchandising.
"J’ai arrêté d’être la personne qui tenait le tableur. Je suis redevenue acheteuse."
— Responsable merchandising
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